Шпаргалка: как с 1 июля работникам подтверждать проезд на поездах или самолетах

В нашем блоге на Клерке мы уже рассказывали про изменения документов, связанных новым этапом внедрения онлайн-касс. Тогда мы затронули вопросы о подтверждении расходов и оформлении новых БСО. См. «Как с 1 июля 2019 года оформлять бланки строгой отчетности».

Сегодня рассмотрим связанный вопрос – как подтверждать расходы на проезд в командировке с 01.07.2019?

Главный вопрос из бухгалтерии

Вопросы поступают от бухгалтеров: как с 1 июля 2019 года подтверждать расходы на проезд, если работник едет в командировку. Прежде можно было приложить к авансовому отчету маршрут/квитанции электронного авиабилета и контрольные купоны железнодорожного билета. Этого было достаточно (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса от 21.08.2012 № 322).

Теперь есть сомнения:

• подойдут ли эти документы после 1 июля 2019 года?;
• придерется ли к ним налоговая?;
• какой комплект документов теперь считается «правильным»?.

Приведем наши комментарии на этот счет.

Как с 1 июля подтверждать проезд на Ж/Д транспорте

Если работник покупает ж/д билеты через Интернет, то ему высылается электронный билет, а также кассовый чек на e-mail. Также эти документы появляются в личном кабинете на сайте rzd.ru. Эти документы работнику следует распечатать и передать в бухгалтерию (приложить к авансовому отчету).

Если же работник купил билеты непосредственно в ж/д кассе, то ему нужно получить:

• либо кассовый чек вместе с билетом;
• либо билет, в котором в числе прочих реквизитов должен быть QR-код.

Выдают ли уже такие документы в кассах? Мы обратились в официальную группу РЖД в Фейсбуке. Там в режиме чата ответили – да, выдают. Раз так, то этих документов для бухгалтерии достаточно.

Обобщим вывод о подтверждении Ж/Д проезда в таблице (с учетом того, что с 1 июля 2019 года также есть новые требования к реквизитам чеков от ККТ).

Самолет, такси, каршеринг с 1 июля

Аналогичные вопросы могут возникать в связи с подтверждением авиаперелета, такси или каршерингом. Мы подготовили небольшую таблицу, которая поможет разобраться с тем, какие документы нужны для бухгалтерии в качестве приложения в авансовому отчету.

Поддержите нас — подпишитесь на наш блог на Клерке 🙂 И заходите на наш сайт!

Инструкция по заказу справки о перелете в Аэрофлоте

Нередко пассажиры пользуются услугами авиаперевозчиков по своим рабочим целям, в частности, во время командировок. Чтобы получить компенсацию за билеты, от работодателя требуется предоставить посадочный талон.

В случае его утраты, возникает необходимость заказать справку о перелете в авиакомпании Аэрофлот. Процедура не влечет за собой сложностей, однако нужно соблюдать установленный порядок.

Что собой представляет «Справка о перелете» авиакомпанией Аэрофлот

Прежде чем заказать «Справку о перелете» авиакомпанией Аэрофлот, необходимо понимать, что скрывается за таким документом.

«Справка о перелете» – документ, который официально подтверждает использование услуг авиакомпании Аэрофлот по перевозке пассажиров.

В ней обязательно содержатся такие немаловажные данные, как:

• информация о купленном билете;
• сведения о дате вылета и рейсе, в частности;
• сведения о маршруте следования;
• стоимость приобретенного авиабилета;
• персональная информация о пассажире.

Дополнительно справка заверяется уполномоченным представителем авиакомпании Аэрофлот персональной подписью и печатью.

Справка выдается на основании поданной заявки пассажиром после совершенного перелета.

Когда она может быть необходима

В большинстве случаев такой документ требуют работодатели, если их сотрудник по разным на то причинам не может предоставить приобретенный ранее авиабилет. К примеру, по причине потери.

Помимо этого, необходимость получить справку о полете может возникнуть и по иным причинам, основными из которых являются:

• требуется подтвердить пребывание человека в ином населенном пункте, к примеру, когда его подозревают в совершении преступления. Благодаря справке, можно обеспечить себе алиби;
• для подтверждения перелета, к примеру, волонтерским организациям, когда они оплатили лечение и трансфер пациента в конкретное медицинское учреждение.

Важно! Причин, по которым требуется предоставить документ, множество. В любом случае, ее оформление требует соблюдения установленных правил, в противном случае последует незамедлительный отказ.

Порядок заказа справки

Прежде чем рассматривать порядок формирования заявки на получение справки, необходимо помнить о следующих особенностях:

• процедура оформления и выдачи – платная, размер определяется согласно установленному тарифу;
• заявление должно подаваться в письменном виде;
• обязательно во время обращения необходимо иметь при себе паспорт.

Алгоритм оформления документа в авиакомпании Аэрофлот заключается в следующем:

1. Составление надлежащим образом заявления.
2. Обращение в ближайшее представительство авиакомпании Аэрофлот.
3. Подача заявления совместно с копией всех заполненных страниц внутреннего паспорта РФ пассажиром.
4. Ожидание периода проведения проверки с целью получения сотрудниками компании подтверждения о состоявшемся перелете.
5. Оплата услуг по выдаче справки.
6. Получение справки о перелете.

Чтобы исключить вероятность получения отказа, крайне важно правильно составить заявление. Несмотря на наличие образца на официальном сайте компании, каждый пассажир должен знать, что в нем указываются:

• полные инициалы – без каких-либо сокращений;
• дата рождения;
• адрес постоянного и фактического проживания;
• паспортные данные;
• сведения о конкретном рейсе: когда был совершен полет, куда следовали и откуда именно, реквизиты авиабилета и пр.;
• прошение оформить рассматриваемый документ;
• дата составления;
• персональная подпись.

Согласно установленным правилам, допускается возможность составления заявления:

• в письменном;
• печатном виде.

• указывать недостоверные данные;
• допускать помарки;
• допускать ошибки либо опечатки.

В случае игнорирования правил, сотрудники компании оставляют за собой полное право мгновенно ответить отказом.

Получение справки

Подтверждающая совершение перелета бумага предоставляется не только на основании пакета документов в региональное представительство авиакомпании, но и по факту внесения оплаты.

Многочисленные отзывы тех, кто ранее уже занимался ее оформлением, указывают на то, что стоимость варьируется в пределах от 600 до 800 рублей. На итоговую цену оказывает воздействие регион, в котором был сформирован соответствующий запрос.

На сегодня внести оплату можно:

• банковской картой;
• наличными – при подаче запроса в представительство Аэрофлота.

Оптимальным решением станет оплата наличными, поскольку в таком случае нет необходимости брать квитанцию для подтверждения операции.

Выдача бланка осуществляется в течение 3 дней с момента оформления заявки. Как правило, документ предоставляют в день обращения либо же на следующее сутки – сразу после завершения проверки предоставленной информации.

ЧИТАТЬ Порядок составления и подачи жалобы в Аэрофлот: из-за утери (порчи) багажа, по другим причинам

Источник https://www.klerk.ru/blogs/buhguru/487261/

Источник https://passazhiram.ru/samolety/aeroflot/zakazat-spravku-o-perelete.html

Источник